הבעיה: לוח אחד, עשרה פורמטים

משלח בינלאומי או סוכן מכס עובד מול הרבה מובילים, וכל אחד מפרסם לוחות הפלגה במבנה משלו — טבלת אקסל, PDF צבעוני, או סתם טקסט בגוף מייל עם צילום מצורף. כדי לדעת מתי יוצאת ההפלגה ומתי נסגרים המסמכים, מישהו קורא כל הודעה ומקליד את הנתונים מחדש. זה איטי, חוזר על עצמו, והכי מסוכן — מספיק להחמיץ תאריך סגירה אחד כדי לפספס הפלגה.

מה האוטומציה עושה

מגישים מסמך (או מחברים תיבת מייל ייעודית), ומודל AI רב-מודאלי קורא אותו ומחזיר לוח הפלגה מובנה ואחיד — בלי קשר לפורמט המקורי:

• קליטה מכל מקור: העלאה ידנית, או ניטור אוטומטי של תיבת מייל (Microsoft 365) כך שכל לוח שמגיע נקלט ומחולץ לבד.
• קריאה רב-פורמטית: PDF, אקסל, מיילים של Outlook עם תמונות מוטמעות, וצילומי מסך — הכול נקרא, גם כשהמבנה שונה לגמרי בין מובילים.
• שדות אחידים: מוביל, נמל, מניפסט, שם אונייה, מספר הפלגה, ETA, ותאריכי סגירה (FCL, מסמכים, מטען מסוכן) — כולל מצבי TBA/CLOSED.
• זרימה למערכת: הנתונים המובנים מוכנים להיכנס למערכת השילוח שלכם או להתעדכן ללקוח — בלי הקלדה.

למה זה משנה לסוכן שילוח

אין יותר הקלדה ידנית של לוחות, אין תאריכי סגירה שנופלים בין הכיסאות, ויש נתונים עקביים בין כל המובילים במקום אחד. במקום לרדוף אחרי מיילים, הצוות מתפנה לטפל בחריגות ובלקוחות.

מה חשוב לבדוק לפני שמטמיעים

• כיסוי המובילים שלכם: בודקים על לוחות אמיתיים מהמובילים שאיתם אתם עובדים — לא על דוגמאות "נקיות".
• תאריכי סגירה קריטיים: משאירים אדם בלולאה לאישור מקרים לא ודאיים לפי סף ביטחון; אלה מועדים שאסור לטעות בהם.
• אינטגרציה: הערך האמיתי מגיע כשהלוח זורם למערכת השילוח הקיימת, לא לעוד גיליון.
• אבטחת מידע: מסמכי משלוחים רגישים — אפשר להריץ את התהליך בסביבה שלכם כך שהמידע לא יוצא החוצה.

מאיפה כדאי להתחיל

מתחילים מהמובילים בנפח הגבוה ביותר, או מחיבור תיבת המייל שאליה מגיעים הלוחות. מטמיעים פיילוט תוך שבועות, מודדים כמה זמן נחסך וכמה החמצות נמנעו, ורק אז מרחיבים לשאר המובילים.

שאלות נפוצות

אילו פורמטים נתמכים?

PDF, אקסל (xlsx/xls), מיילים של Outlook (כולל תמונות מוטמעות) ותמונות (PNG/JPG). אפשר להעלות קובץ ידנית, או לחבר תיבת מייל ייעודית כך שלוחות הפלגה נקלטים ומחולצים אוטומטית בלי מגע יד.

האם זה עובד עם המובילים שאיתם אנחנו עובדים?

כל מוביל מפרסם לוחות בפורמט שונה (לדוגמה MSC, ZIM, COSCO, Hapag, OOCL, Evergreen). המערכת מחלצת לפי כללים לכל מוביל, וכשמופיע מוביל או פורמט חדש מוסיפים לו תמיכה — בלי לשבור את הקיים.

אילו שדות מקבלים בסוף?

לוח הפלגה מובנה ואחיד: מוביל ימי, נמל, מניפסט, שם אונייה, מספר הפלגה, מועד הגעה (ETA) ותאריכי סגירה (FCL, מסמכים, מטען מסוכן) — כולל מצבי TBA/CLOSED — מוכן לזרום למערכת שלכם.

מה לגבי דיוק ותאריכי סגירה קריטיים?

תאריכי סגירה הם קריטיים, ולכן מומלץ אדם בלולאה לאישור מקרים לא ודאיים לפי סף ביטחון. המערכת מאיצה את העבודה ומסמנת חריגות — היא לא מחליפה את שיקול הדעת על מועדים רגישים.

קראו גם

• אוטומציה ו-AI לחברות ספנות
• חילוץ נתונים אוטומטי ממסמכים, חוזים ו-PDF
• אוטומציה ו-AI לסוכנויות ביטוח

The problem: one schedule, ten formats

A freight forwarder or customs broker works with many carriers, and each publishes schedules in its own layout — an Excel table, a colorful PDF, or just text in an email body with an attached image. To know when a sailing departs and when documents close, someone reads every message and re-types the data. It's slow, repetitive, and — worst of all — one missed closing date can mean a missed sailing.

What the automation does

You submit a document (or connect a dedicated mailbox), and a multimodal AI model reads it and returns a structured, uniform schedule — regardless of the original format:

• Intake from any source: manual upload, or automatic monitoring of a mailbox (Microsoft 365) so every schedule that arrives is captured and extracted on its own.
• Multi-format reading: PDF, Excel, Outlook emails with embedded images, and screenshots — all read, even when the layout differs entirely between carriers.
• Uniform fields: carrier, port, manifest, vessel name, voyage, ETA, and closing dates (FCL, documents, dangerous goods) — including TBA/CLOSED states.
• Flow into your system: the structured data is ready to enter your forwarding system or update the customer — no typing.

Why it matters to a forwarder

No more manual keying of schedules, no closing dates falling through the cracks, and consistent data across every carrier in one place. Instead of chasing emails, the team is freed to handle exceptions and customers.

What to check before you roll it out

• Coverage of your carriers: test on real schedules from the carriers you actually work with — not on "clean" samples.
• Critical closing dates: keep a human in the loop to approve uncertain cases against a confidence threshold; these are dates you can't get wrong.
• Integration: the real value comes when the schedule flows into your existing forwarding system, not into yet another spreadsheet.
• Data security: shipment documents are sensitive — the process can run inside your own environment so data never leaves it.

Where to start

Start with your highest-volume carriers, or by connecting the mailbox the schedules arrive in. Roll out a pilot in weeks, measure the time saved and the misses avoided, and only then expand to the rest of the carriers.

FAQ

Which formats are supported?

PDF, Excel (xlsx/xls), Outlook emails (including embedded images) and images (PNG/JPG). You can upload a file manually, or connect a dedicated mailbox so schedules are captured and extracted automatically, hands-free.

Does it work with the carriers we use?

Every carrier publishes schedules in a different format (for example MSC, ZIM, COSCO, Hapag, OOCL, Evergreen). The system extracts with per-carrier rules, and when a new carrier or format appears we add support for it — without breaking what already works.

What fields do we get out?

A structured, uniform schedule: ocean carrier, port, manifest, vessel name, voyage, ETA and closing dates (FCL, documents, dangerous goods) — including TBA/CLOSED states — ready to flow into your system.

What about accuracy and critical closing dates?

Closing dates are critical, so we recommend a human in the loop to approve uncertain cases against a confidence threshold. The system speeds the work and flags exceptions — it doesn't replace your judgment on sensitive dates.

Related reading

• AI & automation for shipping lines
• Automatic data extraction from documents, contracts and PDFs
• AI & automation for insurance agencies